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Regime Jurídico da Tramitação Electrónica na Protecção Social Obrigatória
Decreto Presidencial n.º 11/26, de 8 de Janeiro de 2026
No passado dia 8 de Janeiro de 2026 foi publicado o Decreto Presidencial n.º 11/26, que aprova o Regime Jurídico da Comunicação e Tramitação Electrónica dos Procedimentos Administrativos da Protecção Social Obrigatória, introduzindo a obrigatoriedade da utilização de meios digitais na relação entre o Instituto Nacional de Segurança Social (INSS), as empresas, os trabalhadores e os beneficiários.
Este Regime aplica-se à comunicação e tramitação electrónica dos procedimentos administrativos realizados entre o INSS e os contribuintes, segurados, pensionistas e demais beneficiários do Sistema de Segurança Social, bem como outras pessoas singulares ou colectivas, nacionais ou estrangeiras, que com esta entidade interajam.
Ficam excluídas do seu âmbito as citações, notificações e demais comunicações efectuadas pelos Tribunais.
Os documentos emitidos e os actos praticados por via electrónica produzem os mesmos efeitos legais e probatórios que os praticados em suporte físico, desde que cumpridos os requisitos legais e regulamentares aplicáveis.
Obrigações das Empresas Empregadoras
No contexto da gestão de Recursos Humanos, as entidades empregadoras passam a ter um papel central no cumprimento das novas exigências digitais, devendo:
- Proceder ao registo ou à actualização do cadastro no Portal do INSS no prazo de 60 dias após a entrada em vigor do Regime;
- Garantir a permanente actualização dos dados da empresa e dos trabalhadores;
- Indicar e manter válidos um contacto telefónico e um endereço de correio electrónico para efeitos de comunicações electrónicas;
- Acompanhar regularmente as notificações electrónicas disponibilizadas no Portal do INSS;
- Submeter declarações, documentos e requerimentos exclusivamente por via electrónica.
A responsabilidade pela consulta regular do Portal do INSS e pela actualização dos dados é inteiramente do contribuinte.
Impacto para Trabalhadores e Beneficiários
O novo regime introduz melhorias significativas na relação dos trabalhadores e beneficiários com o INSS, permitindo:
- Consulta online de processos e situação contributiva;
- Submissão de pedidos de prestações e benefícios sociais;
- Acompanhamento do estado das decisões administrativas;
- Recepção de comunicações por SMS e correio electrónico;
- Actualização de dados e submissão de pedidos sem necessidade de deslocação aos serviços.
Comunicações Electrónicas e Prazos Legais
As comunicações relativas a actos administrativos são disponibilizadas no Portal do INSS, podendo ser acompanhadas de um aviso por correio electrónico ou mensagem, com indicação do objecto da comunicação.
A ausência de aviso não invalida a notificação, sendo obrigação do contribuinte aceder regularmente ao Portal.
Os prazos legais contam-se da seguinte forma:
- Documento consultado no Portal: o prazo inicia-se imediatamente;
- Documento não consultado: a notificação considera-se efectuada decorridos 10 dias após a disponibilização do acto no Portal.
O prazo para a prática de actos por via electrónica termina às 23h59 do último dia fixado para o efeito.
A disponibilização electrónica de documentos e actos substitui qualquer outra forma de notificação, produzindo todos os efeitos legais.
Procedimentos Abrangidos pelo Regime Digital
O regime de tramitação electrónica aplica-se, entre outros, aos seguintes procedimentos:
- Acções de informação e esclarecimento;
- Cumprimento de obrigações declarativas perante o INSS;
- Determinação da base de incidência contributiva;
- Liquidação de contribuições e respectivos juros;
- Revisão de declarações ou liquidações, por iniciativa do INSS ou do contribuinte;
- Emissão de certidões de não-devedor;
- Reclamações e recursos administrativos;
- Pagamento voluntário e cobrança coerciva de contribuições;
- Concessão, suspensão e revogação de prestações sociais;
- Procedimentos de fiscalização e inspecção da Segurança Social.
O novo regime digital da Protecção Social Obrigatória representa um avanço relevante na modernização do sistema, com impactos directos na gestão administrativa e laboral das empresas, recomendamos às entidades empregadoras a revisão imediata dos seus processos internos, garantindo:
- Conformidade com os novos requisitos digitais;
- Monitorização eficaz das comunicações do INSS;
- Mitigação de riscos associados ao incumprimento de prazos e obrigações contributivas.
Para mais informações contacte os nossos especialistas:
- Nancy Fernandes | HR Business Partner | nafe@piadvisory.net
- Esmeralda Viegas | Payroll Manager | payroll@piadvisory.net
